7 เทคนิคการประชุมให้มีประสิทธิภาพ
การประชุมภายในองค์กรหรือหน่วยงานต่าง ๆไม่ว่าจะเป็นการประชุมที่มีรูปแบบโดยมีการจัด โต๊ะประชุม สวย ๆไว้รองรับผู้เข้าประชุมหรือการประชุมที่ไม่มีรูปแบบใด ๆ ล้วนเป็นส่วนหนึ่งของการทำงาน และสามารถช่วยให้งานนั้น ๆประสบความสำเร็จได้ทั้งสิ้น ความสำคัญ และประโยชน์ของการประชุมรวมทั้งการประชุมที่มีประสิทธิภาพควรเป็นอย่างไร บทความนี้มีคำตอบมาให้ครับ
ภาพประกอบจาก pinterest
วิธีการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
การประชุมถือเป็นหัวใจสำคัญของการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการประชุมที่มีรูปแบบเป็นทางการโดยนั่งประชุมภายในห้องหรือมีเพียงโต๊ะประชุมสวย ๆ นั่งพูดคุยกันแบบไม่เป็นทางการผลลัพธ์ที่ได้จากหัวข้อประชุมล้วนเป็นประโยชน์ต่อการทำงานทั้งสิ้นแต่จะเป็นประโยชน์มากน้อยเพียงใดขึ้นอยู่กับประสิทธิภาพของการประชุม ดังนี้
1.กำหนดหัวข้อประชุม
การประชุมทุกครั้งต้องมีการกำหนดหัวข้อประชุมชัดเจน เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบล่วงหน้าว่าการประชุมนั้น ๆ เกี่ยวกับเรื่องใด ควรเตรียมตัวหรือมีส่วนร่วมในการประชุมอย่างไรบ้าง
2.กำหนดวาระประชุม
มีการกำหนดวาระประชุม เพื่อกำหนดกรอบการประชุมให้มีทิศทางและไม่หลงประเด็น และยังช่วยให้การประชุมนั้น ๆ สามารถสรุปผลลัพธ์ได้ชัดเจน เช่น การประชุมเพื่อพิจารณาอนุมัติหรือเห็นชอบว่าอนุมัติหรือให้ความเห็นชอบหรือไม่ การประชุมเพื่อติดตามงานทำให้ทราบความคืบหน้าหรือทราบปัญหาอุปสรรคต่าง ๆ เพื่อหาแนวทางแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น
3.กำหนดจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม
จำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม ในการประชุมทุกครั้งควรมีการกำหนดจำนวนผู้เข้าประชุม หรือจำกัดผู้เข้าร่วมประชุมให้เหมาะสมเพื่อเป็นประโยชน์ต่อการจัดห้องประชุมหรือจัดโต๊ะประชุมพร้อมเก้าอี้ไว้รองรับรวมทั้งให้สอดคล้องเหมาะสมกับหัวข้อประชุมในแต่ละครั้ง
ภาพประกอบจาก pinterest
4.กำหนดระยะเวลาการประชุม
จำกัดเวลาการประชุม การประชุมที่มีประสิทธิภาพ ควรจำกัดเวลาในการประชุมไว้ชัดเจน เช่นประชุมเวลาใด ถึงเวลาใด เพราะมีผลการวิจัยระบุไว้ว่า มนุษย์นั้นสามารถโฟกัสเรื่องๆหนึ่งได้นานที่สุดเพียง 18 นาที และการประชุมที่ดีไม่ควรใช้เวลาเกิน 50 นาที ดังนั้นการจำกัดเวลาในการประชุมแต่ละครั้งจะช่วยให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากกว่าและไม่ทำให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกอ่อนล้าจนไม่สามารถกลับไปทำงานอื่น ๆ ได้
5.เปิดโอกาสให้ทุกคนแสดงความคิดเห็นในที่ประชุม
ในการประชุมควรเปิดโอกาสให้ผู้เข้าร่วมการประชุมได้แสดงควมคิดเห็น หรือไอเดียต่างๆ เพื่อรับขอมูลที่หลากหลายและหาข้อสรุปเพื่อการประชุมที่สัมฤทธิ์ผล
6.ก่อนประชุมจัดเก็บเครื่องมือสื่อสารทุกชนิด
เก็บเครื่องมือสื่อสารทุกชนิด ในการประชุมควรระบุให้ผู้เข้าร่วมประชุมเก็บเครื่องมือสื่อสารหรือปิดมือถือ เพื่อให้มีสมาธิในการรับฟังหัวข้อประชุมและไม่เป็นการรบกวนผู้อื่นกรณีต้องรับสายผู้ที่โทรเข้า
7.สรุปและเขียนรายงานการประชุม
ก่อนการจบประชุมทุกครั้ง ต้องสรุปรายละเอียดตลอดระยะเวลาการประชุม และบันทึกรายงานการประชุม พร้อมรายละเอียดแต่ละบุคคลที่ได้รับมอบหมายงาน(ถ้ามี)
การปะชุมที่มีประสิทธิภาพ และเกิดประโยชน์สูงสุดต่อผู้จัดประชุมหรือต่อองค์กรในการจัดประชุมเรื่องนั้น ๆ นอกจากที่กล่าวมาแล้ว การจัดห้องประชุมจัดโต๊ะประชุมพร้อมเก้าอี้หรือเลือกโต๊ะประชุมสวย ๆ เป็นอุปกรณ์สำนักงานก็เป็นส่วนประกอบหนึ่งที่สามารถสร้างสีสันทำให้ผู้เข้าประชุมไม่รู้สึกเบื่อหน่ายหรือเกิดการเมื่อยล้าจากการนั่งประชุมนาน ๆ ได้เช่นกัน
ภาพประกอบจาก pinterest
ความสำคัญ และประโยชน์ ของการประชุม
การประชุม คือ การสื่อสารอย่างหนึ่งที่บุคคลหรือกลุ่มคนได้พบปะกันตามกำหนดนัดหมายโดยมีวัตถุประสงค์ต่าง ๆ กัน เช่น การประชุมเพื่อปรึกษาหารือวางแผนการทำงานร่วมกันการประชุมเพื่อร่วมกันตัดสินใจ หรือรับทราบข้อเท็จจริงต่าง ๆ ข้อเสนอแนะ หรือนโยบายต่าง ๆรูปแบบและลักษณะของการประชุมก็จะแตกต่างกันไป อาจมีโต๊ะประชุมพร้อมเก้าอี้หรือเป็นเพียงการนัดพบพูดคุยวางแผนงาน ไม่มีรูปแบบที่เป็นทางการ ส่วนความสำคัญ และประโยชน์ของการประชุม มีดังนี้
1. เกิดการทำงานเป็นทีมและมีความรับผิดชอบร่วมกัน เมื่อมีการทำงานร่วมกันหลายคนหรือหลายฝ่าย และมีการเรียกประชุมสมาชิกที่ร่วมงานกันผู้ร่วมประชุมจะรู้สึกชัดเจนถึงการเป็นทีมงานและความรับผิดชอบที่ได้รับมอบหมายผ่านวาระการประชุมทำให้งานประสบความสำเร็จได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
2. เกิดความคิดสร้างสรรค์และวิธีการใหม่ ๆ การประชุมถือเป็นการระดมความคิดอย่างหนึ่ง เมื่อหลาย ๆคน ร่วมกันระดมความคิด ก็จะทำให้เกิดไอเดียสร้างสรรค์ วิธีการใหม่ ๆ ขึ้นมาในการทำงานทำให้การทำงานนั้นง่ายขึ้น
3. สร้างโอกาสในการติดตามงาน ทุกครั้งที่มีการประชุมจะมีวาระการติดตามงานจากการประชุมในครั้งก่อน ๆเป็นการสร้างโอกาสในการติดตามงานำไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดและยังเป็นการช่วยกระตุ้นการทำงานให้สำเร็จตามเป้าหมาย หรือสำเร็จตามแผนงานที่วางไว้
4. การประชุมภายในองค์กร โดยเฉพาะการประชุมที่มีรูปแบบเป็นการประชุมในห้องที่จัดไว้สำหรับการประชุมโดยเฉพาะ มีโต๊ะประชุมพร้อมเก้าอี้ไว้รองรับผู้เข้าประชุม สร้างบรรยากาศที่เป็นทางการทำให้การถ่ายทอดความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับหัวข้อประชุมมีประสิทธิภาพ
5. เป็นเครื่องมือของผู้บริหารงานในการทำงาน ในการบริหารงานการประชุมถือเป็นเครื่องมือในการทำงานของผู้บริหาร ไม่ว่าจะเป็นการติดตามผลงาน การรับฟังความคิดเห็นและการให้ความร่วมมือในการเข้ารับฟังหัวข้อประชุมโดยผู้ใต้บังคับบัญชาสามารถนำเสนอต่อที่ประชุมได้โดยตรงและยังมีการบันทึกวาระการประชุมไว้เป็นหลักฐานซึ่งเป็นประโยชน์ต่อผู้บริหาร
ภาพประกอบจาก pinterest
