เทคนิค การจัดเก็บเอกสาร และการจัดแฟ้มเอกสาร
ความสำเร็จขององค์กรทุกประเภท นอกจากขึ้นอยู่กับคุณภาพของผลิตภัณฑ์และงานบริการรวมไปถึงความรู้ความสามารถในการบริหารของผู้นำองค์กรแล้ว การออกแบบตกแต่งภายในการจัดตำแหน่งโต๊ะทำงาน การจัดระบบระเบียบภายในองค์กรก็เป็นส่วนประกอบที่ต้องให้ความสำคัญที่จะช่วยให้การทำงานมีความคล่องตัวและหากเป็นงานด้านข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับจัดตู้เก็บเอกสารยิ่งต้องให้ความสำคั
ภาพประกอบจาก pinteres
เทคนิค การจัดเก็บเอกสาร และการจัดแฟ้มเอกสาร
งานเอกสาร เป็นส่วนที่มีความสำคัญกับองค์กรทุกประเภทหรือแม้แต่ผู้ประกอบการขนาดเล็กที่เป็นธุรกิจเจ้าของคนเดียวก็ยังต้องให้ความสำคัญกับงานจัดเก็บเอกสารไม่น้อยไปกว่าการตกแต่งสำนักงานและการเลือกซื้อโต๊ะทำงานหรืออุปกรณ์อื่น ๆการจัดเอกสารจัดแฟ้มเอกสารให้ค้นหาง่าย และสวยงาม มีหลัก ดังนี้
ภาพประกอบจาก pinteres
1. มีเป้าหมายและรู้ความความสำคัญของการจัดเก็บเอกสาร ได้แก่
การจัดเก็บเอกสารเพื่อให้งานเอกสาร และการจัดเก็บแฟ้มเอกสารมีความเป็นระเบียบเรียบร้อย
การจัดเก็บเอกสาร เพื่อให้เกิดความสะดวกรวดเร็วในการค้นหา
เพื่อให้เกิดความสะดวกรวดเร็วในการค้นหาเอกสารจากแฟ้มเอกสาร
การจัดเก็บเอกสารทำให้สำนักงานหรือออฟฟิศมีความเป็นระเบียบเรียบร้อย และยังสามารถสร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้มาติดต่องานหรือใช้บริการได้เป็นอย่างดี
การจัดเก็บเอกสารหรือแฟ้มเอกสาร ทำให้ง่ายต่อการสังเกต เมื่อมีเอกสารสูญหายไป
การจัดเก็บเอกสารหรือแฟ้มเอกสาร เป็นการรวบรวมเอกสารที่มีความสัมพันธ์กันไว้เป็นแหล่งเดียวกัน
2. ขั้นตอนการจัดเก็บเอกสาร มีดังนี้
ก่อนจัดเก็บเอกสาร หรือจัดแฟ้มเอกสาร ควรเริ่มสำรวจเอกสาร โดยการนำเอกสารปีปัจจุบันมาตรวจสอบว่า มีเรื่องอะไรบ้าง หากเก็บใส่แฟ้มไว้ในตู้เอกสารหรือโต๊ะทำงานควรทยอยนำออกมาทีละแฟ้ม
ในการจัดเก็บเอกสารหรือจัดเอกสารลงแฟ้ม ไม่ควรนำเอกสารออกมามาก ๆ เพราะอาจสับสนปะปนกันจนทำให้ยากต่อการจัดเก็บหริอคัดแยก
เทคนิคที่ช่วยให้คัดแยกเอกสารได้ง่าย เมื่อนำเอกสารออกมาเพื่อเตรียมคัดแยก ให้ใส่รหัสหมวดใหญ่บนหน้าแรกของเอกสารที่มุมขวามือด้านบนด้วยดินสอไว้ก่อน
ก่อนจัดเก็บ นำเอกสารที่ใส่รหัสไว้แล้ว มาคัดแยกออกตามรหัสหมวดใหญ่แต่ละหมวดจากนั้นนำมาให้รหัสหมวดย่อยหรือรหัสชื่อแฟ้มเอกสารบนหน้าแรกของเอกสารที่มุมขวามือด้านบนถัดลงมาจากรหัสหมวดใหญ่ด้วยดินสอ
นำเอกสารแต่ละหมวดซึ่งเป็นใหญ่มาเรียงลำดับ เดือนที่เกิดก่อนลงไปหาเดือนที่เกิดทีหลังสุดพร้อมกันก็เรียงลำดับวันที่ของเอกสารจากเลขน้อยไปหาเลขมากสำหรับหลักในการตั้งหมวดหมู่มีเทคนิค ดังนี้
- ควรหลีกเลี่ยงการตั้งหมวดหมู่ที่มีความหมายคล้ายคลึงกัน
- ชื่อหมวดหมู่ควรสั้นและเป็นที่นิยม
- ชื่อหมวดหมู่ไม่ควรมีความหมายกว้างหรือแคบเกินไป
- ควรมีหมวดเบ็ดเตล็ดเป็นหมวดสุดท้าย
ตัวอย่างหมวดหมู่การจัดเก็บเอกสารภายในองค์กรต่าง ๆ มีดังนี้
- หมวดการเงิน หรืองบประมาณ
- หนังสือโต้ตอบทั่วไป (หนังสือรับ – ส่ง)
- บริหารทั่วไป
- บริหารบุคคล
- วาระการประชุม การประชุมทั่วไป
- พัสดุและสิ่งก่อสร้าง
- รายงานทั่วไป
- การตลาด
- การผลิต/บริการ
- เบ็ดเตล็ด
ลงทะเบียนหนังสือเก็บ โดยนำเอกสารแต่ละหมวดใหญ่และแต่ละเดือนมาลงทะเบียน
นำเอกสารแต่ละหมวดใหญ่มาคัดแยกตามรหัสหมวดย่อยที่ระบุไว้
นำเอกสารแต่ละหมวดย่อยที่ได้มาเรียงลำดับเดือนที่เกิดก่อนขึ้นมาหาเดือนที่เกิดทีหลังสุดพร้อมกับ
เรียงลำดับวันที่ของเอกสารจากเลขน้อยขึ้นมาหาเลขมาก
จัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้มตามรหัสหมวดย่อยหรือรหัสชื่อแฟ้ม ในกรณีที่แฟ้มนั้นมีเอกสารอยู่บ้างแล้วจะนำเอกสารใหม่เก็บเพิ่มเติมก็จะต้องนำเอกสารทั้งหมดทั้งเอกสารใหม่และเอกสารเก่าที่มีอยู่แล้วในแฟ้มนั้นมาเรียงลำดับเดือนของเอกสารที่เกิดก่อนขึ้นมาหาเดือนที่เกิดทีหลังสุดพร้อมกับเรียงลำดับวันที่ของเอกสารจากเลขน้อยขึ้นมาหาเลขมาก
จัดเก็บแฟ้มเอกสารเข้าใส่ตู้ หรือหากมีเอกสารไม่มาก อาจเก็บไว้ในโต๊ะทำงานแบบมีลิ้นชัก หรือมีตู้บานเปิดอยู่ด้านล่าง โดยเรียงลำดับหมายเลขแฟ้มตามที่กำหนด
จัดทำบัญชีคุมแฟ้มเอกสาร
ภาพประกอบจาก pinteres
สิ่งที่ควรหลีกเลี่ยง และข้อปฏิบัติในการจัดเก็บเอกสาร
1. ไม่ควรเก็บหนังสือปนกับเอกสาร
2. ใส่รหัสเอกสารบนหัวกระดาษเสมอ เพื่อป้องกันการแยกประเภทเอกสารผิดการนำออกมาใช้ผิด
3. ดูเนื้อหาของเอกสารประกอบทุกครั้งก่อนจัดเก็บ เพื่อป้องกันการจัดเก็บเอกสารที่ผิดพลาด
4. กรณีเป็นเอกสารที่สำคัญ ควรแยกไว้หน้าสุด เพื่อสะดวกและรวดเร็วในการค้นหา
5. ควรมีการบำรุงรักษาเอกสารที่จะจัดเก็บให้อยู่ในสภาพที่ดีอยู่เสมอ
6. ควรทบทวนระบบการจัดเก็บเอกสารอย่างสม่ำเสมอ อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง
ประโยชน์ของการจัดเก็บเอกสาร
1. ทำให้ภายในองค์กรมีมาตรฐานเดียวกันในการจัดเก็บเอกสาร
2. ผู้ปฏิบัติงานสามารถเข้าใจและเลือกใช้แฟ้มเอกสารได้อย่างถูกต้อง
3. การจัดเก็บเอกสารแฟ้มเอกสารในตู้เอกสาร โต๊ะทำงาน หรือชั้นวางเอกสารช่วยประหยัดพื้นที่และ ลดความซ้ำซ้อนในการเก็บเอกสาร
4. มีแหล่งเก็บเอกสารที่ปลอดภัยและถาวร ไม่เกิดการชำรุดเสียหาย
5. สะดวกและประหยัดเวลาทำให้การค้นหา
6. ทำให้เกิดความเรียบร้อยและสะอาดตา
การจัดเก็บเอกสาร และการจัดแฟ้มเอกสารขององค์กรต่าง ๆ หากมีระบบการจัดเก็บที่มีมาตรฐานประกอบกับการมีเจ้าหน้าที่รับผิดชอบในการจัดเก็บ ค้นหา มีโต๊ะทำงานสำหรับทำหน้าที่อย่างเป็นสัดส่วนไม่ว่าจะเป็นการเก็บเอกสารในโต๊ะทำงาน มีลิ้นชัก กรณีเป็นองค์กรเล็ก ๆหรือจัดเก็บเอกสารในตู้เอกสารสำหรับองค์กรที่มีหลายแผนกเป็นองค์กรขนาดใหญ่สามารถบ่งบอกมาตรฐานและประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ และการทำงานได้เป็นอย่างดี
