เครื่องใช้สำนักงาน มีอะไรบ้าง? ที่ออฟฟิศควรมี
สำหรับผู้ประกอบการรายใหม่ ที่กำลังวางแผนสร้างสำนักงานหรือออฟฟิศการออกแบบตกแต่งอาจไม่ใช่เรื่องที่ยุ่งยากเพราะสามารถว่าจ้างบริษัทรับออกแบบเป็นผู้ดูแลและตกแต่งตามสไตล์ที่ต้องการได้แต่สิ่งที่ผู้ประกอบการหรือเจ้าของธุรกิจควรรู้เพื่อจัดเตรียมให้พร้อมก็คือเครื่องใช้ โต๊ะทำงาน หรืออุปกรณ์สำนักงาน เพื่อให้สามารถจัดเตรียมอุปกรณ์เครื่องใช้ให้ครบถ้วนและเหมาะสมกับประเภทของงาน บทความนี้มีเครื่องใช้สำนักงาน ที่ออฟฟิศควรมีมาแนะนำ ครับ
ภาพประกอบจาก pinteres
เครื่องใช้สำนักงาน คืออะไร
เครื่องใช้สำนักงาน คือ เครื่องมือเครื่องใช้ที่ช่วยในการปฏิบัติงานของพนักงานในสำนักงานให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยและถูกต้องชัดเจนปัจจุบันเครื่องใช้สำนักงานได้รับการพัฒนาให้มีความทันสมัย มีความสามารถและมีประสิทธิภาพในการทำงานสูงขึ้น เครื่องใช้สำนักงานที่มีหลากหลายรูปแบบจึงช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานของพนักงานในองค์กรได้มาก
เครื่องใช้สำนักงาน มีอะไรบ้าง ที่ออฟฟิศควรมี
โดยทั่วไปเครื่องใช้สำนักงานจะแบ่งออกเป็นหลายหมวดหมู่ ที่สำคัญ ๆและจำเป็นต้องใช้ในสำนักงาน ก็คือ เครื่องใช้สำนักงานหมวดเฟอร์นิเจอร์ เครื่องใช้สำนักงานหมวดเก็บของเก็บเอกสาร เครื่องใช้สำนักงานหมวดอุปกรณ์ไอทีเครื่องใช้สำนักงานหมวดอุปกรณ์สิ้นเปลือง ซึ่งทั้ง 5 หมวดเป็นเครื่องใช้สำนักงานที่สำคัญและจำเป็นแต่ละหมวดมีรายละเอียด ดังนี้
ภาพประกอบจาก pinteres
1. เครื่องใช้สำนักงานหมวดเฟอร์นิเจอร์ ประกอบด้วย
- โต๊ะทำงาน เช่น โต๊ะทำงานเดี่ยว โต๊ะทำงานติดผนัง โต๊ะทำงานกลุ่ม โต๊ะทำงานติดผนังหรือโต๊ะทำงานสำหรับเขียนแบบ
- โต๊ะคอมพิวเตอร์
- เก้าอี้ทำงานแบบมีล้อ และไม่มีล้อ ขึ้นอยู่กับความเหมาะสมในการใช้งาน
- ฉากกั้นห้อง กรณีตกแต่งสำนักงานแบบเปิดโล่ง อาจต้องแบ่งกั้นโซนผู้บริหารหรือหัวหน้าแผนกให้เป็นสัดส่วน โดยใช้ฉากกั้นห้องแทนการก่อผนังเพื่อไม่ให้ห้องทำงานคับแคบเกินไป
- โต๊ะประชุม เป็นอุปกรณ์สำนักงานที่เป็นจำเป็นและมีหลายขนาด และหลายรูปแบบส่วนใหญ่การนำมาใช้สามารถปรับประยุกต์หรือนำโต๊ะมาจัดเรียงต่อกันให้เหมาะกับจำนวนผู้เข้าประชุม
- โคมไฟ เป็นอุปกรณ์สำคัญโดยะเฉพาะงานเกี่ยวกับการเขียนแบบออกแบบ หรือนำมาใช้กับโต๊ะทำงานติดผนัง
- นาฬิกา แม้จะมีอุปกรณ์ที่สามารถบ่งบอกเวลาได้ เช่น โทรศัพท์มือ แต่นาฬิกา ก็ถือเป็นอุปกรณ์สำนักงานที่สำคัญและจำเป็น เพราะใช้บ่งบอกเวลาที่เป็นส่วนรวมสำหรับการลงเวลาทำงานหรือเลิกงาน
- เฟอร์นิเจอร์ประเภทโซฟา สำหรับรับรองแขก
2. เครื่องใช้สำนักงาน หมวดเก็บของเก็บเอกสาร ประกอบด้วย
- ตู้เก็บเอกสารแบบบานเปิด มีหลายขนาด หลายรูปแบบ และผลิตจากวัสดุหลายชนิด เช่น ตู้เหล็ก ตู้ไม้ ตู้กระจก หรือผสมผสานวัสดุเพื่อให้เกิดความสวยงามและมีความคงทน
- ตู้ล็อคเกอร์
- ตู้ลิ้นชักเก็บของ สำหรับจัดเก็บเอกสาร เช่น เอกสารสำคัญหรือเอกสารที่เป็นแบบฟอร์ม
- ชั้นวางของ มีหลายรูปแบบ เช่น ชั้นวางของมีล้อ ชั้นวางของติดผนัง ชั้นวางของเข้ามุม
- ที่กั้นเอกสารในลิ้นชัก
- แฟ้มสำหรับรวบรวมเอกสารก่อนจัดเก็บเข้าตู้
3. เครื่องใช้สำนักงานหมวดอุปกรณ์ไอที ประกอบด้วย
- คอมพิวเตอร์แบบตั้งโต๊ะ
- เครื่องถ่ายเอกสาร
- เครื่องสแกนเนอร์
- เครื่องทำลายเอกสาร
- แฟลชไดรฟ์ USB
- ฮาร์ดดิสก์
- อุปกรณ์ป้องกันไฟกระชาก
- ระบบโทรศัพท์ และสัญญาณอินเทอร์เน็ต
- ปลั๊กพ่วง
- ไฟกระชาก Surge Protector
- แล็ปท็อป
- มือถือสมาร์ทโฟน
- แท็บเล็ต
4. เครื่องใช้สำนักงานหมวดอุปกรณ์สิ้นเปลือง ประกอบด้วย
- ปากกา (และ ลิควิด) ดินสอ (และ ยางลบ)
- กระดาษ A4 สมุดจดโน๊ต สมุดแพลนเนอร์ กระดาษโพสต์อิท
- แม็กเย็บกระดาษ และลูกแม็ก
- ลวดเสียบกระดาษ (Paperclips) คลิปหนีบกระดาษ (Binder Clips)
- กรรไกร
- ไม้บรรทัด
- ปากกามาร์คเกอร์ ปากกาไฮไลท์
- หมึกเครื่องพิมพ์
- ป้ายห้อยบัตร และ สายคล้องคอ
- ซองจดหมาย ซองเอกสาร
5. เครื่องใช้สำนักงาน หมวดทำความสะอาดและการบำรุงรักษา ประกอบด้วย
- น้ำยาทำความสะอาดต่าง ๆ
- ไม้ถูพื้น ไม้กวาด ไม้กวาดใบไม้ ถุงมือ
- ถังขยะ ถุงขยะ
- สบู่ น้ำยาล้างมือ
- กระดาษชำระ
ภาพประกอบจาก pinteres
เครื่องใช้สำนักงาน ควรเลือกซื้ออย่างไรให้เหมาะกับการใช้งาน
เครื่องใช้สำนักงานหลัก ๆ ที่ต้องให้ความสำคัญในการเลือกซื้อได้แก่เครื่องใช้สำนักงานหมวดเฟอร์นิเจอร์ เช่น โต๊ะทำงาน เก้าอี้ทำงาน โต๊ะคอมพิวเตอร์ โต๊ะเขียนแบบหรือโต๊ะประชุม สำหรับการเลือกซื้อมีหลักในการพิจารณา ดังนี้
1. โต๊ะทำงานจะมีความสูงมาตรฐานอยู่ที่ 75-80 cm. เป็นระยะพอดีสำหรับการนั่งแล้วเท้ายังวางบนพื้นได้สบาย
2. ขนาดพื้นที่ใช้สอยบนโต๊ะทำงาน ขนาดมาตรฐานจะอยู่ที่ประมาณ 100 cm. หรือ ยาวถึง 160 cm.
3. การเลือกเก้าอี้ทำงาน หลักการง่ายๆ คือ เก้าอี้ทำงานควรเป็นแบบปรับระดับความสูงได้ พนักพิงศีรษะมีระดับที่พอดีกับคอ ที่วางแขนจะต้องมีความสูงขึ้นมาเท่ากับความสูงของโต๊ะทำงานได้เพื่อให้สามารถวางแขนในระนาบเดียวกับโต๊ะทำงาน จะได้ไม่ต้องนั่งเกร็งแขนกันทั้งวัน ความลึกของเบาะมีขนาดพอดี
4. การเลือกโต๊ะประชุม โต๊ะประชุมนั้นมีหลากหลายรูปแบบ ที่นิยมใช้หลัก ๆ จะมีอยู่ 3 แบบด้วยกัน คือ
- โต๊ะประชุมรูปแบบสี่เหลี่ยมผืนผ้าหรือสี่เหลี่ยม เป็นรูปแบบที่ได้มาตรฐาน และนิยมใช้ในสำนักงานมากที่สุด สามารถนั่งประชุมได้หลายคนตั้งแต่ 2-15 คน
- โต๊ะประชุมแบบสามเหลี่ยม เหมาะกับสำนักงานที่ต้องการความเป็นแฟชั่น มีดีไซน์ที่สวยงาม และดูทันสมัย
- โต๊ะประชุมแบบวงกลม โต๊ะประชุมแบบวงกลม จำเป็นที่จะต้องใช้พื้นที่ห้องที่กว้างเหมาะกับการประชุมร่วมกันหลายคน หรือนิยมใช้ในองค์กรขนาดใหญ่
เครื่องใช้สำนักงาน ที่มีความสำคัญและจำเป็นมีหลากหลานหมวดหมู่แต่สำหรับออฟฟิศใหม่สิ่งแรกที่จะต้องมีก็คือ โต๊ะทำงาน และเก้าอี้สำนักงาน ส่วนเครื่องใช้ในหมวดอื่น ๆ
อาจค่อย ๆ เลือกซื้อตามความจำเป็น เพราะจะทำให้เลือกซื้อได้เหมาะกับการทำงานได้มากที่สุด
