วิธีจัดเก็บเอกสาร และการทำความสะอาดตู้เก็บเอกสาร
เชื่อว่าการจัดเก็บเอกสารเป็นปัญหาใหญ่ของการทำงาน เพราะนอกจากมิเอกสารใหม่ ๆเกิดขึ้นทุกวันแล้ว เอกสารเก่าที่ต้องเก็บรักษาไว้เป็นหลักฐานก็ยังมีอยู่นอกจากนั้นเอกสารเก่าบางส่วนยังต้องนำมาใช้เป็นข้อมูลอยู่เป็นประจำ เพื่อให้การจัดเก็บเอกสารในตู้เหล็กหรือ ตู้เหล็กเก็บเอกสาร เป็นระเบียบเรียบร้อย ค้นหาง่ายและยังทำความสะอาดง่าย บทความนี้มีคำแนะนำครับ
ภาพประกอบจาก pinteres
วิธีจัดเก็บเอกสาร ในตู้เหล็ก
การจัดเก็บเอกสารที่ได้รับความนิยม โดยเฉพาะในออฟฟิศหรือในสำนักงานทั่วไปได้แก่การจัดเก็บไว้ในตู้เหล็กเก็บเอกสารที่มีให้เลือกใช้หลายรูปแบบขึ้นอยู่กับความเหมาะสมของสถานที่หรือเหมาะกับการจัดเก็บ เช่น ตู้เหล็ก 2บานเปิด ตู้เหล็กเก็บเอกสาร 2 ลิ้นชัก หรือแบบอื่น ๆ การเลือกใช้ตู้เหล็กมีข้อดีได้แก่ มั่นคง แข็งแรงและการจัดเก็บมีความปลอดภัยสูงสำหรับวิธีการจัดเก็บเอกสารให้มีระเบียบสามารถค้นหาหรือหยิบจับใช้งานได้ง่าย ทำได้ ดังนี้
1. จัดเตรียมอุปกรณ์ สถานที่ และเอกสารให้พร้อม
อุปกรณ์การจัดเก็บได้แก่ ตู้เอกสารรูปแบบต่างๆ สามารถเลือกรูปแบบให้เหมาะกับการใช้งานหรือมีขนาดพอเหมาะกับพื้นที่ภายในห้องทำงานเหมาะกับจำนวนเอกสารที่มี คือตู้เก็บเอกสารต้องไม่เล็กหรือใหญ่เกินไป
2. คัดแยกเอกสาร
การคัดแยกเอกสารควรแยกเป็น 3 ประเภท ได้แก่ เอกสารสำคัญและเอกสารทั่วไป ซึ่งเอกสารทั้ง 2 ประเภท มีลักษณะความสำคัญต่อการจัดเก็บแตกต่างกันได้แก่
- เอกสารสำคัญ ได้แก่เอกสารสำคัญต่าง ๆ ที่มีผลทางกฎหมาย หรือผลประโยชน์ของกิจการเช่น ใบอนุญาตประกอบธุรกิจ ใบกรมธรรม์ประกันภัย ใบหุ้น โฉนด และหนังสือสัญญาต่าง ๆซึ่งเอกสารเหล่านึ้ควรจัดเก็บไว้ในตู้เหล็ก หรือตู้เหล็กแบบมี ลิ้นชัก และสามารถล็อกหรือใส่กุญแจได้
- เอกสารทั่วไป อาจเป็นเอกสารที่จำเป็นต้องใช้ทุกวัน ไม่ใช่เอกสารสำคัญแต่จำเป็นต้องใช้เช่น แบบฟอร์มต่าง ๆ โบชัวร์ หรือหนังสือที่เป็นข้อมูลความรู้ให้กับบุคคลทั่ว ๆ ไปอาจจัดเก็บไว้ที่ชั้นเก็บเอกสาร ชั้นวางของ หรือตู้เก็บเอกสารทั่วไป เน้นสะดวกต่อการใช้งาน เช่น ตู้บานเปิด
- เอกสารที่ไม่ได้ใช้งานแล้ว รอให้หมดอายุการใช้งานหรือรอทำลาย เช่น ประกาศต่าง ๆจดหมายแจ้งประชุม สถิติข้อมูลเก่าที่ไม่จำเป็นต้องใช้แล้ว สำเนาเอกสารที่ใช้แต่ตัวจริง
ภาพประกอบจาก pinteres
3. แยกเอกสารเป็นหมวดหมู่
วิธีนี้จะทำให้ง่ายและสะดวกต่อการค้นหาหรือนำออกมาใช้งาน
4. จัดเรียงตามลำดับความสำคัญ
เช่น จัดเรียงตามลำดับวันที่ ระยะเวลา จัดเรียงตามลำดับตัวอักษร ตามแผนก หรือตามประเภทของผลิตภัณฑ์และการผลิต
5. จัดเข้าแฟ้มก่อนเก็บเข้าตู้เหล็ก
หรือตู้ก็บเอกสารแบบต่าง ๆ กรณีที่เอกสารเหล่านั้นมีจำนวนมากและจำเป็นต้องใช้งานประจำ การเก็บใส่แฟ้มนอกจากทำให้เก็บหรือจัดเรียงในตู้เหล็กเก็บเอกสารได้ง่ายยังสะดวกต่อการใช้งานอีกด้วย
6. การจัดเก็บเข้าที่
ในการจัดเก็บเอกสารเข้าตู้เหล็ก หรือจัดเก็บในตู้เอกสารแบบลิ้นชัก เพื่อให้สะดวกต่อการจัดเก็บและการค้นหา ควรเขียนกำกับไว้ที่แฟ้มหรือบันทีกรายการจัดเก็บติดไว้ที่ตู้เก็บเอกสารนั้น ๆ ด้วย
ภาพประกอบจาก pinteres
การทำความสะอาดตู้เก็บเอกสาร
สำหรับการทำความสะอาดตู้เก็บเอกสารทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นตู้เหล็กเก็บเอกสาร 2 ลิ้นชักตู้เหล็ก ตู้เหล็กเก็บเอกสาร ตู้เหล็ก 2 บานเปิด และอื่น ๆ สิ่งแรกควรจัดเรียงเอกสารให้เป็นระเบียบจะช่วยให้สามารถทำความสะอาดได้ง่ายขึ้น ด้วยวิธีต่าง ๆ ต่อไปนี้
1.ใช้ไม้ปัดขนไก่ ปัดฝุ่น วิธีนี้สามารถทำความสะอาดได้ทุกวัน เพราะเพียงใช้ไม้ปัดขนไก่ หรืออุปกรณ์ปัดฝุ่น ปัดทำความสะอาดเป็นประจำ
2.ใช้เครื่องดูดฝุ่น การใช้เครื่องดูดฝุ่น มีข้อดีคือสามารถดูดทำความสะอาดหรือดูดเก็บฝุ่นทำให้ไม่มีฝุ่นละอองฟุ้งออกมา เหมือนการปัดฝุ่นทั่วไปแต่อาจจะต้องรื้อหรือเก็บเอกสารเข้าออกก่อนทำการดูดฝุ่น ซึ่งอาจกำหนดทำความสะอาดอย่างน้อยเดือนละ1 ครั้งหรือมากกว่านั้น
3.ใช้ผ้าชุบน้ำมาด ๆ เช็ด วิธีนี้ช่วยรักษาความสะอาดภายในตู้เก็บเอกสารได้เป็นอย่างดี โดยการใช้ผ้าชุบน้ำ และนำมาบิดให้แห้งก่อนเช็ดทำความสะอาดภายในตู้เก็บเอกสารแต่วิธีนี้อาจจะต้องเก็บเอกสารออกจากตู้ก่อนจากนั้นทำการปัดฝุ่นออกก่อนแล้วตามด้วยการเช็ดด้วยผ้าชุบน้ำหมาด ๆแต่สามารถรักษาความสะอาดภายในตู้เก็บเอกสารได้ดีที่สุด
ทราบวิธีการจัดเก็บเอกสารและการทำความสะอาดตู้เก็บเอกสารกันแล้วไม่ว่าจะเป็นตู้เก็บเอกสารแบบไหน รูปแบบใด ทำจากวัสดุประเภทใด ทั้งตู้เหล็ก ตู้เหล็กเก็บเอกสาร 2ลิ้นชัก ตู้ไม้ หรือชั้นวางเอกสาร เพียงนำไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะสม ก็ทำให้ห้องทำงานของคุณสะอาดเป็นระเบียบและสะดวกต่อการใช้งานได้แล้ว
ภาพประกอบจาก pinteres
