การบำรุงดูแลเฟอร์นิเจอร์และเครื่องใช้สำนักงาน
เฟอร์นิเจอร์และอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานทั้ง โต๊ะทำงาน โต๊ะทำงานกลุ่ม โต๊ะทำงานมีลิ้นชัก เก้าอี้สำนักงาน ตู้เก็บเอกสาร หรือชั้นวางของวางเอกสาร ล้วนเป็นอุปกรณ์สำคัญที่องค์กร สำนักงาน หรือห้องทำงานส่วนตัวจะต้องมีไว้เพราะเป็นเครื่องมือเครื่องใช้ที่ช่วยให้การปฏิบัติงานเกิดความสะดวกรวดเร็ว มีความเป็นระเบียบเรียบร้อยและสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ การดูแลรักษาอย่างถูกวิธีและเป็นระบบจึงช่วยยืดอายุการใช้งานได้เป็นอย่างดี
เฟอร์นิเจอร์และเครื่องใช้สำนักงาน มีอะไรบ้าง
อุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานหรือเฟอร์นิเจอร์สำนักงานที่ห้องทำงานหรือออฟฟิศทั้งขนาดเล็กและขนาดใหญ่จะขาดไม่ได้เลย ก็คือโต๊ะทำงานหากเป็นองค์กรขนาดใหญ่ก็อาจจะต้องมีโต๊ะประชุม โต๊ะทำงานกลุ่ม แต่โดยหลัก ๆไม่ว่าจะเป็นห้องทำงานขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่จะต้องมีได้แก่ โต๊ะทำงานมีลิ้นชัก และโต๊ะคอมพิวเตอร์ ตู้เก็บเอกสาร เฟอร์นิเจอร์สำหรับรับแขก เป็นต้น
หลักการพิจารณาเลือกเครื่องใช้สำนักงาน
1. ความสำคัญและจำเป็นสำหรับการใช้งาน
หลักการพิจารณาเลือกเครื่องใช้สำนักงานในข้อนี้ เป็นการพิจารณาถึงความจำเป็นต้องใช้เพราะเหตุใดจึงจำเป็นต้องใช้ ซึ่งจะทำให้ทราบถึงวัตถุประสงค์ของการใช้เครื่องใช้สำนักงานประเภทนั้น ๆเช่น ต้องการโต๊ะทำงานที่สามารถจัดเก็บสิ่งของจัดเก็บเอกสารได้ด้วย โต๊ะทำงานมีลิ้นชักก็จะเหมาะสมกับความต้องการ หรือต้องการโต๊ะทำงานที่ช่วยประหยัดพื้นที่ โต๊ะทำงานแบบเปิดโล่งหรือโต๊ะทำงานติดผนัง ตอบโจทย์ได้ดีที่สุด
2. พิจารณาเลือกเครื่องใช้สำนักงาน จากลักษณะงาน
ลักษณะของงานแต่ละประเภท เหมาะกับเครื่องใช้สำนักงานที่แตกต่างกัน แม้บางอย่างจะสามารถใช้งานร่วมกันได้ แต่การทำงานอาจมีประสิทธิภาพแตกต่างกัน เช่น การเลือกโต๊ะทำงานแบบหน้ากว้างเพื่อใช้ทำงานด้านเอกสารและใช้วางคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะได้ด้วยอาจไม่สะดวกสบายและเหมาะกับลักษณะการทำงาน เหมือนกับการเลือกซื้อโต๊ะทำงานเดี่ยวและเลือกซื้อโต๊ะคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาสำหรับใช้กับคอมพิวเตอร์โดยเฉพาะ
3. พิจารณาเลือกเครื่องใช้สำนักงาน จากความต้องการของบุคลากร
บุคลากรในองค์กร คือผู้ปฏิบัติงานหรือทำหน้าที่ต่าง ๆ บางครั้งการเลือกเครื่องใช้สำนักงานสำหรับองค์กร ก็ต้องพิจารณาจากความต้องการของผู้ปฏิบัติงานเป็นสำคัญเพราะความถนัดและคุ้นเคยกับใช้อุปกรณ์นั้น ๆ สามารถลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นจากการปฏิบัติงานทำให้พัฒนางานได้ตามความสามารถของบุคลากร
4. พิจารณาเลือกเครื่องใช้สำนักงาน ตามงบประมาณที่ต้องการ
การเลือกใช้เครื่องใช้สำนักงานแต่ละประเภท ย่อมทำให้องค์กรมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น การเลือกซื้อเครื่องใช้สำนักงาน จึงนอกจากจะต้องพิจารณาจากรูปแบบ วัสดุและคุณภาพของอุปกรณ์เหล่านั้นแล้ว ในบางครั้งยังต้องพิจารณาเลือกซื้อจากงบประมาณที่มีอยู่หรือจะต้องพิจารณาว่าเหมาะสมกับค่าใช้จ่ายหรือไม่กับผลผลิตจากการใช้เครื่องใช้สำนักงานเหล่านั้นอุปกรณ์สำนักงานบางอย่างมีหลายทางเลือก เช่น
- การซื้อขาด เช่น การซื้อคอมพิวเตอร์ แบบตั้งโต๊ะ การซื้อขาดอาจทำให้เสียค่าใช้จ่ายสูง มีกรรมสิทธิ์ในทรัพย์สิน แต่ต้องมีค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุงระหว่างการใช้งานด้วย
- กรณีเดียวกัน การเช่า ทำให้เสียค่าใช้จ่ายต่ำ สามารถได้เครื่องมาใช้ตามความต้องการ ไม่ต้องรับผิดชอบเกี่ยวกับการซ่อมบำรุง แต่ไม่มีกรรมสิทธิ์ในทรัพย์สินเหล่านั้น
- กรณีการเช่าซื้อ เหมาะกับเครื่องใช้สำนักงานที่มีราคาแพง และการเช่าซื้อถือเป็นทางเลือกให้องค์กรหรือหน่วยงานมีเครื่องใช้สำนักงานโดยการผ่อนชำระเป็นงวด ๆ
5. พิจารณาเลือกซื้อเครื่องใช้สำนักงาน จากประโยชน์ที่ได้รับ
หลักการพิจารณาเลือกซื้อเครื่องใช้สำนักงานจากประโยชน์ที่ได้รับ เนื่องจากปัจจุบันมีเครื่องใช้สำนักงาน ที่เป็นนวัตกรรมใหม่ ๆ ซึ่งการนำมาใช้ยังช่วยให้องค์กรหรือหน่วยงานได้รับความรวดเร็วสะดวกสบาย ประหยัด และมีประสิทธิภาพจากการใช้เครื่องใช้สำนักงานเหล่านั้น
การบำรุงรักษาเครื่องใช้สำนักงาน อย่างเป็นระบบ
การบำรุงและรักษาเครื่องใช้สำนักงานมีความสำคัญยิ่งสำหรับบุคลากรที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องโดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ใช้เครื่องใช้สำนักงานจะต้องทำหน้าที่ควบคุมเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการใช้งานสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่อง และช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุงด้วยดังนั้นการบำรุงดูแลเครื่องใช้สำนักงานอย่างเป็นระบบ จึงสำคัญและจำเป็น ซึ่งทำได้ ดังนี้
1. การติดตั้งอยู่ในทำเลหรือสถานที่ที่เหมาะสม เช่น เครื่องใช้สำนักงานที่ใช้งานติดต่อกันเป็นเวลานาน เครื่องมักเกิดความร้อน เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร หรือคอมพิวเตอร์ตำแหน่งที่ตั้งโต๊ะทำงานควรอยู่ในอุณหภูมิที่เย็น ปราศจากฝุ่นละออง
2. ให้ความรู้เกี่ยวกับการใช้เครื่องกับผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการใช้ หรือศึกษาคู่มือการใช้เครื่องใช้สำนักงานแต่ละประเภทอย่างละเอียดเพื่อทำความเข้าใจที่จะปฏิบัติตามโดยเคร่งครัดควรศึกษาวิธีการใช้เครื่องใช้แต่ละประเภทให้เข้าใจอย่างชัดเจนเพื่อให้เกิดประสิทธิผลของการใช้งานอย่างแท้จริง
3. มีการฝึกอบรมการใช้เครื่องมือ หรือให้ความรู้แก่เจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องกับการใช้เครื่องประเภทนั้น ๆ และต้องได้รับการฝึกอบรมเกี่ยวกับการใช้เครื่องมือเครื่องใช้สำนักงานเหล่านั้นเพื่อให้เกิดประสบการณ์ก่อนที่นำไปปฏิบัติงานต่อไป
4. รู้วิธีการบำรุงรักษาเครื่อง และปฏิบัติตามข้อแนะนำที่ให้ไว้ในคู่มือการใช้ หมั่นทำความสะอาดและตรวจสอบความเรียบร้อยอย่างสม่ำเสมอทั้งก่อนและหลังการใช้งาน
5. หมั่นตรวจสอบความเรียบร้อยของเครื่องมือเครื่องใช้อย่างสม่ำเสมอ
6. ใช้งานตามวัตถุประสงค์ เครื่องใช้สำนักงานแต่ละประเภทมีความเหมาะสมกับงานที่แตกต่างกัน เช่น โต๊ะคอมพิวเตอร์ เหมาะสำหรับการใช้กับคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะไม่เหมาะกับการใช้กับโต๊ะทำงานทั่วไป ต่างจากโน้ตบุคที่สามารถใช้กับโต๊ะทำงานหรือโต๊ะคอมพิวเตอร์ได้
7. การเก็บรักษา หลังจากใช้เครื่องใช้สำนักงานในแต่ละวันเรียบร้อยแล้ว ควรเก็บรักษาอย่างถูกวิธี นอกจากยืดอายุการใช้งานยังป้องกันความเสียหายจากอุบัติเหตุต่าง ๆ ได้ด้วย
การรับรู้วิธีบำรุงดูแลเฟอร์นิเจอร์และเครื่องใช้สำนักงานอย่างเป็นระบบนอกจากเป็นการดูแลรักษาอุปกรณ์ของใช้สำนักงาน เช่น โต๊ะทำงาน คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์เครื่องมือช่างต่างๆ ให้อยู่ในสภาพดีแล้ว ยังสามารถยืดอายุการใช้งานและประหยัดค่าใช้จ่ายในการซ่อมบำรุงอีกด้วย
